Analizziamo nel dettaglio alcune tipologie di mittente/destinatario
Enti e strutture
Dato che ciascun ente può prevedere varie ripartizioni, è possibile creare una voce di anagrafica per ciascuna ripartizione dell'organigramma (direzioni, settori, uffici, ecc.) e per ciascun organo esistente. In ogni caso, occorre precisare sempre prima l'ente e successivamente i nomi delle varie ripartizioni procedendo in ordine gerarchico e separando i nomi con un trattino preceduto e seguito da uno spazio. Lo stesso vale per gli organi collegiali: prima si indica l'ente, poi la struttura e infine il nome dell'organo.
Ad esempio, si scrive:
"Università di Pisa - Direzione del personale - Unità amministrazione personale docente" e non 
"Università di Pisa - Unità amministrazione personale docente" o "Direzione del personale - Unità amministrazione personale docente"- "Università di Pisa - Dipartimento di biologia - Consiglio" e non "Università di Pisa - Consiglio di dipartimento di biologia"
Però, laddove il nome dell'ente è molto lungo o è formato da numerose ripartizioni molto articolate dal punto di vista gerarchico, è possibile omettere i livelli gerarchici intermedi purché questi non siano indispensabili all'identificazione univoca della ripartizione.
Tutte le strutture interne all’Ateneo sono già presenti in anagrafica.
I Dipartimenti sono inseriti con la rispettiva organizzazione interna e il proprio indirizzo PEC, in modo da consentire l’invio delle comunicazioni direttamente tramite il sistema.
Ad esempio, sono già presenti in anagrafica:
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Unità Didattica;
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Unità Ricerca;
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Unità Bilancio e Servizi Generali.
Con lo stesso criterio, per quanto riguarda l’Amministrazione Centrale, sono inserite le varie Direzioni e Uffici, con la rispettiva struttura organizzativa e l’indirizzo PEC (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.).
Ad esempio, sono già presenti in anagrafica:
- Università di Pisa – Direzione del Personale
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Unità Posizione Previdenziale;
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Unità Retribuzioni;
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Unità Amministrazione Personale Docente;
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Unità amministrazione del personale tecnico amministrativo a tempo indeterminato e gestione delle assenze e presenze del personale tecnico amministrativo.
Allo stesso modo sono inseriti i Sistemi e i Centri di Ateneo.
Inoltre, sono già presenti in anagrafica tutte le articolazione organizzative del Ministero dell'Università e della Ricerca (MUR) e le principali Direzioni provinciali di Agenzia delle Entrate, INPS e INAIL.
Cariche istituzionali
Nel caso in cui il mittente/destinatario scriva o riceva documenti nella sua veste istituzionale (sindaco, rettore, ecc.) o a nome della struttura a cui appartiene, l'anagrafica è formata dal nome della struttura e dalla carica del mittente/destinatario, separando i nomi con un trattino preceduto e seguito da uno spazio.
Ad esempio, si scrive:
- "Comune di Pisa - Sindaco" e non "Michele Conti"
- "Università di Firenze - Rettore" e non "Rettore dell'Università di Firenze" o "Al Rettore dell'Università di Firenze"
Tutte le cariche interne all’Ateneo sono già presenti in anagrafica, sia le cariche centrali che quelle relative alle strutture esterne.
Ad esempio, sono già presenti in anagrafica:
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica - Direttore
- Università di Pisa – Dipartimento di Fisica – Responsabile Amministrativo;
- Università di Pisa – Direzione del Personale – Dirigente.
Organi collegiali
Quando i mittenti/destinatari sono i componenti di un organo collegiale, le voci di anagrafica devono contenere solo ciò che identifica univocamente l'organo, senza l'utilizzo di preposizioni.
Ad esempio, si scrive:
- "Università di Pisa - Senato accademico" e non "Ai componenti nel Senato accademico dell'Università di Pisa" o "Senato accademico" o "Università di Pisa - Senato accademico - Tutti i componenti"
Gruppi omogenei di mittenti/destinatari
Quando i mittenti/destinatari sono un gruppo omogeneo di persone fisiche o ripartizioni, le voci di anagrafica devono contenere ciò che identifica univocamente il gruppo di persone, senza l'utilizzo di preposizioni.
Ad esempio, si scrive:
- "Università di Pisa - Dipartimento di biologia - Personale tecnico amministrativo" e non "Al personale tecnico amministrativo del Dipartimento di biologia" o "Dipartimento di biologia - Personale tecnico amministrativo"
- "Università di Pisa - Personale docente" e non "A tutto il personale docente dell'Università di Pisa"
- "Università di Pisa - Dipartimenti" e non "A tutti i dipartimenti dell'Università di Pisa"