Quando si opera con documenti digitali, è sempre buona norma mantenere le dimensioni dei file quanto più contenute possibile.

Si consideri, infatti, che:

• Gli allegati di un messaggio di posta elettronica "classica" devono avere una dimensione complessiva inferiore ai 25 MB. In ogni caso la dimensione massima degli allegati dipende dal provider di posta elettronica e quindi i limiti della casella di destinazione potrebbero essere più stringenti.
• Gli allegati di un messaggio di posta elettronica certificata (PEC) devono avere una dimensione complessiva inferiore ai 100 MB. Si consideri che 100 MB è la dimensione massima degli allegati di un messaggio in uscita dalle nostre caselle PEC nel caso in cui il destinatario sia unico; per invii con più destinatari la dimensione massima deve essere divisa per il numero di destinatari inseriti. Ad esempio un allegato di 50 MB non può essere inviato a più di due destinatari. Ad ogni modo, si consideri che la casella PEC di destinazione potrebbe avere limiti ancora più stringenti. Per questo motivo, nel caso in cui si debbano inviare messaggi di posta elettronica certificata con allegati di dimensione complessiva superiore ai 50 MB, si consiglia di contattare il destinatario, chiedendo indicazioni sulla dimensione massima dei messaggi che possono essere ricevuti dalla casella PEC di destinazione.
• A un numero di protocollo possono essere allegati solo documenti con dimensione inferiore a 15 MB. Nel caso, del tutto eccezionale, in cui si debbano allegare documenti di dimensione superiore, occorre inviare una email all'indirizzo This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. indicando la dimensione dei file da allegare.

Per mantenere contenute le dimensioni dei documenti digitali, è opportuno che il documento digitale resti in formato digitale, evitando il passaggio stampa + scansione che comporterebbe, oltre a uno spreco di tempo, il vertiginoso aumento delle dimensioni del file finale. 

Per la creazione di un documento digitale in formato PDF, si rimanda all'articolo Gestione di un documento digitale.

File in formato PDF ottenuto da scansione di documento analogico

Nel caso in cui sia necessario creare un file in formato PDF mediante la scansione di un documento analogico, si consiglia di mettere in pratica i seguenti accorgimenti al fine di ridurre il più possibile le dimensioni del file finale:

• Scansionare i documenti di solo testo in bianco e nero
• Laddove siano presenti immagini che non necessitano di colore (ad esempio in caso di scansioni di documenti di identità), scansionare i documenti in scala di grigi
• In ogni caso scansionare SEMPRE i documenti con una risoluzione inferiore ai 300 dpi

 Attenzione: La risoluzione a 300 dpi è più che sufficiente per poter ottenere eventuali stampe successive di buona definizione. Nel caso in cui non sia necessario procedere con la stampa dei documenti, è possibile utilizzare una risoluzione di 72 dpi.

Riduzione delle dimensioni di un file in formato PDF già esistente

Nel caso in cui abbiamo un file già in formato PDF di dimensioni elevate, possiamo provare a ridurne le dimensioni utilizzando PDFCreator e procedendo nel modo seguente:

• Cliccare sul file da ridurre con il tasto destro.
• Cliccare sulla voce "Convert with PDFCreator". A questo punto il sistema aprirà la finestra principale del PDFCreator. 
• Nella finestra principale del PDFCreator che si è appena aperta, specificare il nome con cui salvare il nuovo file e la cartella in cui salvarlo.
• Cliccare sul menu a tendina "Profilo" e selezionare "Compressione Elevata (file piccolo)". 
• Cliccare sul pulsante "Salva" che si trova in basso a destra.

In questo modo il PDFCreator cercherà di creare un file PDF di dimensioni ridotte rispetto al documento di partenza.

 Attenzione: La riduzione delle dimensioni è molto variabile e dipende dalla natura del file stesso.