Il DPCM 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di documento informatico / Produzione dei documenti digitali - reca l’OBBLIGO per la Pubblica Amministrazione di produrre gli originali dei propri documenti in formato digitale (vedi Gestione di un documento digitale).
Nel caso in cui un documento informatico firmato digitalmente debba essere inviato a persone fisiche non dotate di recapito PEC, è necessario creare una copia analogica conforme al documento originale informatico, non essendo sufficiente eseguire una semplice stampa del documento, in quanto il cambio di supporto produce la perdita per il documento di tutti quei contrassegni di validità intrinsecamente legati alla sua natura digitale (firme elettroniche/avanzate/qualificate/digitali, validazioni temporali, protocollazione informatica, ecc.) che ne caratterizzano il valore probatorio e la sua efficacia (su carta si ha la sola riproduzione del contenuto testuale). Solo in questo modo, pertanto, è possibile creare una copia analogica che abbia la stessa validità del documento originale.
Inoltre è possibile che si presenti l’esigenza di creare una copia informatica conforme ad un documento analogico firmato con firma tradizionale. In questi casi è necessario creare una copia informatica conforme all'originale analogico, e non è sufficiente eseguire una semplice scansione del documento. Solo in questo modo, infatti, è possibile creare una copia informatica che abbia la stessa validità del documento originale.
In ogni caso, le copie conformi possono essere effettuate solamente da coloro che sono stati esplicitamente autorizzati mediante apposita disposizione del Direttore Generale.
Copia analogica conforme a documento originale informatico da presentare a terzi
Per creare una copia analogica conforme ad un documento informatico è necessario essere in possesso del documento originale, e quindi non è possibile in nessun caso creare una copia conforme ad un documento di cui non si possiede l’originale.
Nel dettaglio occorre:
- stampare il documento originale informatico, controllando che la stampa corrisponda effettivamente all’originale (ad esempio occorre controllare che siano state stampate tutte le pagine, che tutte le pagine della stampa siano leggibili nella loro interezza, ecc.);
- scaricare il documento "Copia analogica conforme - Presentazione a terzi.docx", presente in calce alla pagina;
- compilare il documento scaricato seguendo le indicazioni scritte in rosso;
- stampare il documento così creato e punzonarlo insieme alla stampa del documento di cui vogliamo creare una copia conforme;
- firmare per esteso il documento analogico ottenuto, apponendo il timbro dell’ufficio;
- apporre la propria firma a margine di tutti i fogli ottenuti dalla stampa del documento originale informatico;
- protocollare il documento in uscita, diretto al destinatario della copia conforme, creando un link con la registrazione di protocollo del documento originale informatico e allegando la scansione della copia analogica conforme al documento originale informatico.
Attenzione: si ricorda che, a seguito della creazione della copia analogica conforme ad un documento originale informatico, non è possibile eliminare o distruggere l’originale informatico, che deve comunque essere conservato adeguatamente.
Copia informatica conforme a documento originale analogico da presentare a terzi
Per creare una copia informatica conforme ad un documento analogico è necessario essere in possesso del documento originale, e quindi non è possibile in nessun caso creare una copia conforme ad un documento di cui non si possiede l’originale.
Nel dettaglio occorre:
- scansionare il documento originale analogico, controllando che la scansione corrisponda effettivamente all’originale (ad esempio occorre controllare che siano state scansionate tutte le pagine, che tutte le pagine della scansione siano leggibili nella loro interezza, ecc.);
- scaricare il documento "Copia informatica conforme - Presentazione a terzi.docx", presente in calce alla pagina;
- compilare il documento scaricato seguendo le indicazioni scritte in rosso;
- salvare il documento così creato in formato PDF;
- unire i documenti in formato PDF ottenuti dalla scansione del documento originale e dal salvataggio del documento descritto al punto precedente, ottenendo un documento unico (vedi Unione di più documenti PDF in un unico file);
- firmare digitalmente il documento informatico ottenuto;
- protocollare il documento in uscita, diretto al destinatario della copia conforme, creando un link con la registrazione di protocollo del documento originale analogico e allegando la copia informatica conforme.
Attenzione: si ricorda che, a seguito della creazione della copia informatica conforme ad un documento originale analogico, non è possibile eliminare o distruggere l’originale analogico, che deve comunque essere conservato adeguatamente.
Copia informatica conforme a documento originale analogico per digitalizzazione dei processi interni
Per creare una copia informatica conforme ad un documento analogico è necessario essere in possesso del documento originale, e quindi non è possibile in nessun caso creare una copia conforme ad un documento di cui non si possiede l’originale.
Nel dettaglio occorre:
- scansionare il documento originale analogico, controllando che la scansione corrisponda effettivamente all’originale (ad esempio occorre controllare che siano state stampate tutte le pagine, che tutte le pagine della stampa siano leggibili nella loro interezza, ecc.);
- scaricare il documento "Copia informatica conforme - Utilizzo interno.docx", presente in calce alla pagina;
- compilare il documento scaricato seguendo le indicazioni scritte in rosso;
- salvare il documento così creato in formato PDF;
- unire i documenti in formato PDF ottenuti dalla scansione del documento originale e dal salvataggio del documento descritto al punto precedente, ottenendo un documento unico (vedi Unione di più documenti PDF in un unico file);
- firmare digitalmente il documento informatico ottenuto;
- allegare il documento firmato digitalmente alla registrazione di protocollo del documento originale analogico, inserendo l’annotazione “Copia informatica conforme all’originale analogico allegata in data gg/mm/aaaa”.
Attenzione: si ricorda che, a seguito della creazione della copia informatica conforme ad un documento originale analogico, non è possibile eliminare o distruggere l’originale analogico, che deve comunque essere conservato adeguatamente.