Al fine di evitare duplicati all'interno dell'anagrafica di Titulus 5, è fondamentale ricercare accuratamente una voce di anagrafica prima di procedere con l'inserimento di una nuova voce.
Nel caso in cui la voce sia già presente in anagrafica, ma risulti errata o non completa, è importante procedere con la modifica della voce esistente senza creare una nuova voce.
Per ricercare un destinatario direttamente dalla schermata di registrazione in partenza, è necessario digitare alcune parole chiave nel campo “Destinatario – Esterni all’Ateneo” e successivamente cliccare sulla lente di ingrandimento che si trova sulla destra. In questo modo compariranno tutte le voci di anagrafica relative alle parole chiave inserite.
In alternativa, è possibile inserire nel campo “Destinatario – Esterni all’Ateneo” l'indirizzo PEC del mittente/destinatario. In questo modo il sistema mostrerà tutte le voci di anagrafica contenenti l'indirizzo PEC indicato.
Ad esempio, se vogliamo ricercare il Dipartimento di fisica dell'Università di Pisa, sarà sufficiente inserire "Università Pisa Fisica" oppure "Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo."
Nel momento in cui sia necessario inserire una nuova voce di anagrafica, è necessario ricordare le seguenti indicazioni:
Nel caso in cui il mittente/destinatario scriva o riceva documenti nella sua veste istituzionale (sindaco, rettore, ecc.) o a nome della struttura a cui appartiene, la voce di anagrafica deve contenere il nome della struttura e la carica del mittente/destinatario, senza indicare nome e cognome.
Ad esempio si scrive:
"Università di Pisa - Rettore" e non
"Riccardo Zucchi"
Nelle voci di anagrafica non devono essere MAI inserite le preposizioni (“Al”, “Alla”, “Ai”, etc.) prima del nominativo del destinatario o prima della carica/ruolo:
Ad esempio si scrive:
- "Università di Pisa - Rettore" e non"Al Rettore dell'Università di Pisa" o"A Riccardo Zucchi"
Nel caso in cui il mittente/destinatario sia una persona fisica, nella voce di anagrafica deve essere inserito il nome e cognome, senza MAI inserire il titolo onorifico (Prof., Dott, etc.).
Ad esempio si scrive:
- "Mario Rossi" e non"Prof. Mario Rossi"