Il PDF (Portable Document Format) è un formato di file creato da Adobe nel 1993 e concepito per fare in modo che la rappresentazione del contenuto dei documenti non dipenda dall’ambiente in cui stiamo operando. In pratica un file in formato PDF viene visualizzato sempre nel solito modo, indipendentemente dai programmi che utilizziamo per visualizzarlo. 

Il formato PDF prevede alcuni tipi di sotto-formato. Quello di maggior interesse per la Pubblica Amministrazione è il PDF/A, in quanto è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione a lungo termine dei vari documenti su supporto digitale.

Per capire come individuare, creare e trasformare un file in formato PDF/A, si rimanda ai paragrafi qui di seguito.

Creare un documento in formato PDF/A da Word

Per creare un documento in formato PDF/A è possibile utilizzare Microsoft Word, creando inizialmente un comune file .docx. Una volta terminato il documento, occorre procedere come segue:

• Cliccare su "File" e successivamente su "Salva con nome"
• Scegliere la cartella in cui salvare il file
• Utilizzare il menu a tendina "Salva come" per scegliere "PDF (*.pdf)"
• Cliccare sul pulsante "Opzioni"
• Mettere il segno di spunta alla voce "Conforme PDF/A"
• Cliccare sul pulsante "Ok"
• Cliccare sul pulsante "Salva"

In questo modo il file .pdf che abbiamo creato è in formato PDF/A.

Attenzione: questa opzione è disponibile solo su macchine Windows. Stiamo lavorando per individuare una soluzione anche per macchine Linux e MAC. Ad ogni modo, è sempre possibile eseguire la conversione con Acrobat o con LibreOffice.

 

Capire se un documento è in formato PDF/A

I file in formato PDF e in formato PDF/A hanno entrambi l'estensione .pdf. Quindi per capire se un file .pdf è in formato PDF o PDF/A  è necessario aprirlo con un apposito programma. Se apriamo il file con Adobe Acrobat Reader DC, nel caso in cui questi sia in formato PDF/A, in alto comparirà la seguente striscia azzurra

Nel caso in cui si decida di modificare il file con tale programma, questo verrà salvato in formato PDF, e quindi non sarà più in formato PDF/A. 

Attenzione: se un file in formato PDF/A viene firmato digitalmente con firma PAdES, questi rimane in formato PDF/A (vedi Firma digitale di un documento).

 

Trasformare un documento da formato PDF a formato PDF/A

 

Attenzione: in questa sezione proponiamo due software per la conversione da PDF a PDF/A che possono essere installati solo su macchine Windows.   

PDFCreator

Per trasformare un file .pdf in formato PDF/A, possiamo utilizzare PDFCreator procedendo nel modo seguente: 

• Cliccare sul pulsante "Scegli un file da convertire" e selezionare il file in formato PDF da convertire
• Utilizzare il menu a tendina "Profilo" per scegliere "PDF/A (conservazione a lungo termine)
• Modificare, nel caso in cui serva, il nome del nuovo file e la cartella in cui salvarlo
• Cliccare sul pulsante "Salva"

PDF24

Altro modo per trasformare un file .pdf  in formato PDF/A, possiamo utilizzare PDF24 procedendo nel modo seguente: 

• Cliccare sul riquadro "Organizza PDF"
• Navigare l'albero delle cartelle che si trova nella sezione di sinistra per individuare il file da convertire
• Un volta individuato il file da convertire, trascinarlo nella sezione di destra
• Cliccare sull'icona a forma di dischetto che si trova sopra la sezione di destra (seconda icona)
• Nel pop up che si apre, selezionare la voce "Personalizza..."
• Nel pop up che si apre, utilizzare il menu a tendina "PDF standard" (secondo menu a partire dall'alto) per indicare PDF/A-2
• Cliccare sul pulsante "Continua" che si trova in basso a destra
• Modificare, nel caso in cui serva, il nome del nuovo file e la cartella in cui salvarlo
• Cliccare sul pulsante "Salva"

 Attenzione: se trasformiamo un file che presenta una firma digitale da formato PDF a formato PDF/A, la firma digitale viene eliminata.