Qui di seguito elencheremo i possibili profili che possono essere richiesti per un utente in Titulus.
La richiesta di creazione o modifica di un utente può essere richiesta solamente dal Dirigente, per quanto riguarda l'Amministrazione centrale, o dal Responsabile della gestione documentale della struttura, nel caso in cui si stratti di una strtuttura esterna.
La richiesta può essere effettuata mediante la form che si trova all'indirizzo https://su.unipi.it/utentiTitulus,
Qui di seguito la lista dei profili che possono essere richiesti e che verranno descritti nei paragrafi successivi:
- Responsabile
- Ingresso
- Repertori
- Uscita
- Visualizzazione completa
- Visualizzazione parziale
- Organi staff
- Organi standard parziale
- Organi standard completa
Lista dei profili per la gestione documentale
Responsabile
Questo profilo è indicato per coloro che hanno il completo controllo del registro di protocollo permettendo, oltre alla protocollazione, anche l'annullamento de numeri di protocollo.
Può essere richiesto SOLO per le strutture esterne.
Nel dettaglio questo profilo consente:
- Anagrafica
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
- Documenti
- protocollazione di documenti in arrivo, in partenza e interni per la propria AOO
- registrazione di documenti non protocollati per la propria AOO
- inserimento di documenti in repertori della propria AOO
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’AOO
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
- annullamento di numeri di protocollo
- Fascicoli
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati direttamente all’AOO
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
Ingresso
Questo profilo è indicato per coloro che svolgono la funuzione di protocollisti
Nel dettaglio questo profilo consente:
- Anagrafica
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
- Documenti
- protocollazione di documenti in arrivo, in partenza e interni per la AOO di appartenenza
- registrazione di documenti non protocollati per la AOO di appartenenza
- inserimento di documenti in repertori della propria AOO
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’AOO
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
- Fascicoli
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati all’AOO di appartenenza
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
Repertori
Questo profilo è indicato per gli operatori che protocollano in autonomia i documenti su cui hanno operato.
Nel dettaglio questo profilo consente:
- Anagrafica
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
- Documenti
- protocollazione di documenti in partenza e interni per la AOO di appartenenza
- registrazione di documenti non protocollati per la AOO di appartenenza
- inserimento di documenti in repertori della AOO di appartenenza
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
- Fascicoli
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
Uscita
Questo profilo è indicato per gli operatori che protocollano in autonomia i documenti in uscita (questo profilo NON permette la protocollazione dei repertori).
Nel dettaglio questo profilo consente:
- Anagrafica
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
- Documenti
- protocollazione di documenti in partenza e interni per la AOO di appartenenza
- registrazione di documenti non protocollati per la AOO di appartenenza
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
- Fascicoli
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
Visualizzazione completa
Questo profilo è indicato per gli operatori che utilizzano Titulus solo per accedere ai documenti assegnati all'ufficio in cui sono incardinati.
Nel dettaglio questo profilo consente:
- Documenti
- accesso a documenti e bozze pubblici assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso a documenti e bozze riservati assegnati direttamente
- Fascicoli
- accesso a fascicoli assegnati all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
Visualizzazione parziale
Questo profilo è indicato per gli operatori che utilizzano Titulus solo per accedere ai documenti assegnati direttamente a loro.
Nel dettaglio questo profilo consente:
- Documenti
- accesso a documenti e bozze, pubblici e riservati, assegnati direttamente
- Fascicoli
- accesso a fascicoli assegnati direttamente
Lista profili per la gestione di Titulus organi
I profili elencati qui di seguito permettono di accedere al modulo Titulus organi, utilizzato solamente in Amministrazione centrale.
Organi staff
Per quanto riguarda gli aspetti della gestione documentale, questo profilo ha gli stessi privilegi del profilo Repertori.
Per quanto riguarda l'utilizzo del modulo Titulus organi, questo profilo permette:
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni pubbliche assegnate direttamente, all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni riservate assegnate direttamente
- inserimento di istruttorie e comunicazioni che NON richiedono approvazione da parte del responsabile prima di poter essere inserite in O.d.G.
Organi standard parziale
Questo profilo è indicato per gli operatori che possono caricare istruttorie per gli organi di Ateneo, ma possono vedere solo i documenti che gli sono stati assegnati direttamente.
Nel dettaglio questo profilo consente:
- Anagrafica
- inserimento e modifica di persone e strutture esterne
- Documenti
- protocollazione di documenti in partenza e interni per la AOO di appartenenza
- registrazione di documenti non protocollati per la AOO di appartenenza
- inserimento di documenti in repertori della AOO di appartenenza
- accesso a documenti e bozze, pubblici e riservati, assegnati direttamente
- inserimento e rimozione di allegati alle registrazioni a cui ha accesso
- Fascicoli
- creazione di nuovi fascicoli
- archiviazione di fascicoli aperti e riapertura di fascicoli chiusi
- accesso a fascicoli assegnati direttamente
- fascicolazione di documenti in copia e in originale
- Titulus organi
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni pubbliche e riservate assegnate direttamente
- inserimento di istruttorie e comunicazioni che richiedono approvazione da parte del responsabile prima di poter essere inserite in O.d.G.
Organi standard completa
Per quanto riguarda gli aspetti della gestione documentale, questo profilo ha gli stessi privilegi del profilo Repertori.
Per quanto riguarda l'utilizzo del modulo Titulus organi, questo profilo permette:
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni pubbliche assegnate direttamente, all’ufficio di appartenenza e agli uffici gerarchicamente sottostanti
- accesso, prima della seduta e dopo la chiusura della stessa, a istruttorie e comunicazioni riservate assegnate direttamente
- inserimento di istruttorie e comunicazioni che richiedono approvazione da parte del responsabile prima di poter essere inserite in O.d.G.