Per inviare un documento protocollato tramite un messaggio PEC occorre procedere nel modo seguente:
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Redigere il documento da inviare tramite PEC, con i suoi eventuali allegati. Si tenga presente che Titulus non permette di scrivere il corpo del messaggio e quindi sarà necessario, in ogni caso, redigere un documento di trasmissione contenente le informazioni che normalmente sarebbero nel corpo del messaggio.
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Controllare che la voce di anagrafica in Titulus relativa al destinatario del messaggio abbia il campo “E-mail certificata” compilato con l'indirizzo PEC di destinazione. Nel caso in cui tale campo non risulti compilato, occorre aprire la voce di anagrafica in modifica e compilare opportunamente tale campo.
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Protocollare in uscita il documento di trasmissione, avendo cura di utilizzare la voce di anagrafica analizzata nel punto 2. Si tenga presente che l'oggetto indicato in fase di protocollazione corrisponderà all'oggetto del messaggio PEC che verrà ricevuto dal destinatario.
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Allegare alla registrazione di protocollo i documenti da inviare tramite PEC. Si tenga presente che il “Titolo” di ciascun file allegato alla registrazione di protocollo corrisponderà al nome di ciascun file ricevuto dal destinatario.
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Cliccare sull'icona che compare a fianco del destinatario (o dei destinatari). In presenza di molti destinatari, cliccando sulla voce “Invio a tutti i destinatari PEC”, è possibile inviare tramite un solo clic il messaggio PEC a tutti i destinatari del documento che abbiano indicato un indirizzo PEC. Si tenga presente che il messaggio PEC può essere inviato solamente se la registrazione di protocollo ha allegato almeno un documento.
A seguito dell'invio del messaggio PEC, il sistema mostrerà a destra del destinatario una o più icone, con i seguenti significati:
- Questa icona indica che il messaggio PEC è stato inviato
- Questa icona indica che è stata recapitata la ricevuta di accettazione da parte del gestore PEC del mittente
- Questa icona indica che è stata recapitata la ricevuta di consegna da parte del gestore PEC del destinatario. Questo indica che il messaggio PEC è ormai disponibile nella casella di posta elettronica certificata del destinatario e che, quindi, deve essere considerato come consegnato a tutti gli effetti
- Questa icona indica che è stato notificato un errore di consegna (ad esempio Mailbox inesistente o Mailbox piena). In questi casi si consiglia di contattarci inviando una email all'indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
- Questa icona indica che è stata recapitata una ricevuta di protocollazione, contenente il numero di protocollo assegnato dal destinatario. Tale ricevuta viene inviata solamente da alcuni sistemi di protocollazione e quindi l'assenza di tale icona non implica che il messaggio non sia stato protocollato