In questa pagina descriveremo le principali regole per la redazione delle voci di anagrafica, descritte all'interno del manuale "ALBA. Aggiornamento dei Lavori e delle Buone pratiche delle Raccomandazioni di AURORA" (vedi Materiale utile sulla gestione dell'anagrafica).
La descrizione del corrispondente è un elemento obbligatorio della registrazione di protocollo e costituisce un’attività fondamentale per la gestione dei documenti. Per poter identificare il corrispondente in modo univoco, occorre fornire informazioni adeguate e conformi a criteri condivisi e riconosciuti. In questo contesto la normalizzazione delle informazioni assume un ruolo indispensabile per evitare l’inserimento di anagrafiche in eccedenza, doppie o sbagliate.
Univocità dei corrispondenti
Le voci di anagrafica devono essere scritte in modo da identificare il corrispondente in modo univoco e devono essere compilate nel modo più completo possibile. Gli elementi essenziali per l’identificazione univoca del corrispondente sono:
- nome e cognome per una persona fisica
- denominazione per una persona giuridica
Tuttavia, per ottenere un’informazione strutturata e per evitare le omonimie o le denominazioni simili, in fase di redazione di una voce di anagrafica, devono essere indicati gli ulteriori elementi noti come, ad esempio, indirizzo, codice fiscale, partita iva, indirizzo di posta elettronica, indirizzo PEC.
Nel caso in cui una voce di angarafica risulti incompleta, l'operatore del sistema di protocollo deve modificare tale voce, aggiungendo gli ulteriori elementi in suo possesso. Analogamente, se una voce di anagrafica presenta degli errori, questa deve essere modificata, in modo da non pregiudicare la corretta identificazione del corrispondente.
Indirizzo postale
L'indirizzo postale nelle voci di anagrafica viene scritto nella forma italiana e comprende:
- Nome della strada o della piazza e numero civico separati da virgola
- Comune
- Codice di avviamento postale
- Provincia
- Stato (solo per gli stati esteri)
Per le strade e le piazze dedicate a persone fisiche, ad avvenimenti e ad anniversari, il nome deve essere scritto senza abbreviazioni.
Se il numero civico è seguito da una lettera, questa si scrive di seguito al numero senza spazi. Se il numero civico è accompagnato da un altro numero, invece, (ad esempio l'interno) questi si scrive di seguito al numero civico separati da un trattino.
Ad esempio, si scrive:
- "Via Cavour, 37a - 13100 Vercelli" e non "Via Cavour, 37/a - 13100 Vercelli"
- "Via Ferruccio Parri, 33-12" e non "Via Ferruccio Parri, 33 int. 12"
Tipologie di corrispondenti
Analizziamo nel dettaglio alcune tipologie di corrispondenti
Enti e strutture
Dato che ciascun ente può prevedere varie ripartizioni, è possibile creare una voce di anagrafica per ciascuna ripartizione dell'organigramma (direzioni, settori, uffici, ecc.) e per ciascun organo esistente. In ogni caso, occorre precisare sempre prima l'ente e successivamente i nomi delle varie ripartizioni procedendo in ordine gerarchico e separando i nomi con un trattino preceduto e seguito da uno spazio. Lo stesso vale per gli organi collegiali: prima si indica l'ente, poi la struttura e infine il nome dell'organo.
Ad esempio, si scrive:
- "Università di Pisa - Direzione del personale - Unità amministrazione personale docente" e non "Università di Pisa - Unità amministrazione personale docente" o "Direzione del personale - Unità amministrazione personale docente"
- "Università di Pisa - Dipartimento di biologia - Consiglio di dipartimento" e non "Università di Pisa - Consiglio di dipartimento di biologia"
Però, laddove il nome dell'ente è molto lungo o è formato da numerose ripartizioni molto articolate dal punto di vista gerarchico, è possibile omettere i livelli gerarchici intermedi purché questi non siano indispensabili all'identificazione univoca della ripartizione.
Cariche istituzionali e organi collegiali
Nel caso in cui il corrispondente scriva o riceva documenti nella sua veste istituzionale (sindaco, rettore, ecc.) o a nome della struttura a cui appartiene, l'anagrafica è formata dal nome della struttura e occorre indicare il nome e la carica del corrispondente nel campo "firmatario" o "alla c.a.".
Ad esempio, si scrive:
- [Mittente] "Comune di Pisa" [Firmatario] "Sindaco" e non [Mittente] "Comune di Pisa - Sindaco" o [Mittente] "Marco Filippeschi"
- [Destinatario] "Università di Firenze" [alla c.a.] "Rettore" e non [Destinatario] "Rettore dell'Università di Firenze" o [Destinatario] "Al Rettore dell'Università di Firenze"
Quando i corrispondenti sono i componenti di un organo collegiale, le voci di anagrafica devono contentere solo ciò che identifica univocamente l'organo, senza l'utilizzo di preposizioni.
Ad esempio, si scrive:
- "Università di Pisa - Senato accademico" e non "Ai componenti nel Senato accademico dell'Università di Pisa" o "Senato accademico" o "Università di Pisa - Senato accademico - Tutti i componenti"
Gruppi omogenei di corrispondenti
Quando i corrispondenti sono un gruppo omogeneo di persone fisiche, le voci di anagrafica devono contenere ciò che idenitifica univocamente il gruppo di persone, senza l'utilizzo di preposizioni.
Ad esempio, si scrive:
- "Università di Pisa - Dipartimento di biologia - Personale tecnico amministrativo" e non "Al personale tecnico amministrativo del Dipartimento di biologia" o "Dipartimento di biologia - Personale tecnico amministrativo"
- "Università di Pisa - Personale docente" e non "A tutto il personale docente dell'Università di Pisa"
Analogamente, nel caso in cui i corrispondenti siano un gruppo omogeneo di ripartizioni, le voci di anagrafica devono contenere ciò che identifica univocamente le ripartizioni di destinazione, senza l'utilizzo di preposizioni.
Ad esempio, si scrive:
- "Università di Pisa - Dipartimenti" e non "A tutti i dipartimenti dell'Università di Pisa"
Società, associazioni e studi
Raggruppamenti temporanei di impresa
Corrispondenti esteri
I nomi di corrispondenti esteri, sia di persona che di struttura, devono essere riportati in lingua originale utilizzando solo le lettere dell'alfabeto italiano (ad esempio il carattere "ç" deve essere sostituito con "c"). Unica eccezione a questa regola si ha per i nomi di stato, che devono essere riportati in lingua italiana.
I nomi stranieri, normalmente, non vengono tradotti. Laddove lo si ritenga necessario, però, i nomi delle strutture possono essere tradotti e la forma italiana segue sempre quella in lingua originale.
Ad esempio, si scrive:
- "University of Oxford" oppure "University of Oxford - Università di Oxford" e non "Università di Oxford"
- "Erwin Schrodinger" e non "Erwin Schrödinger"