In questa pagina descriveremo le principali regole per la scrittura di un oggetto, descritte all'interno del manuale "Le raccomandazioni di Aurora" (vedi Materiale utile sulla gestione dell'anagrafica).
L'oggetto è la sintesi dei contenuti di carattere giuridico, amministrativo e narrativo di un documento. Oltre ad aiutare per la ricerca del documento, l’oggetto ha il compito di identificare il documento stesso e di definire la sua relazione con il fascicolo e con gli altri documenti in esso contenuti. La redazione dell'oggetto, quindi, è un’operazione intellettuale che scaturisce necessariamente da un’analisi dell’intero documento, diretta a individuare le azioni, le istanze e le descrizioni rappresentate.
Equilibrio tra analisi e sintesi
Occorre prestare attenzione a non scrivere oggetti eccessivamente lunghi (perchè in questi casi spesso vengono utilizzate precisazioni pleonastiche o superflue, che distraggono l’attenzione dagli elementi significativi) o oggetti eccessivamente corti (perchè non permette l’immediata comprensione del contenuto del documento registrato). Per la redazione di un oggetto esaustivo è sufficiente indicare in modo chiaro, dal generale al particolare, l’azione e gli elementi principali del testo, utilizzando solo i termini strettamente necessari.
Occorre evitare la copiatura pedissequa dell’oggetto del documento (sia in arrivo che in partenza), eccetto il caso in cui esso sia ritenuto esaustivo. Quando il protocollista effettua la registrazione deve, di norma, rielaborare l’oggetto alla luce del contenuto del documento.
Non è necessario chiudere l'ultima frase dell'oggetto con il punto.
Uso di lingue straniere
I documenti in lingua straniera che presentano un oggetto, se scritti con l’alfabeto latino, devono essere protocollati riportando l’oggetto del documento stesso in lingua originale, seguito dalla descrizione in lingua italiana. Se il documento in lingua straniera non comprende un oggetto, invece, questo viene redatto dal protocollista unicamente in lingua italiana.
Uso di dati personali
L’oggetto di un documento si redige tenendo conto delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali. Dato che una corretta redazione dell’oggetto ha lo scopo di garantire, non solo la sua funzione giuridico-amministrativa, ma anche quella comunicativa facilitandone la ricerca, ne risulta che il protocollista debba:
- inserire nell’oggetto gli eventuali dati personali identificativi del soggetto interessato solo nel caso in cui gli stessi siano pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite sopra ricordate. Nei casi di particolare riservatezza è preferibile utilizzare solo le iniziali del nome e cognome oppure un codice identificativo;
- evitare accuratamente, in attuazione del principio di indispensabilità, di inserire nell’oggetto dati personali sensibili e giudiziari e, in particolare, quelli idonei a rivelare lo stato di salute e le abitudini sessuali dell’interessato.
Ad esempio, si scrive:
- "Dichiarazione relativa alla cessazione del diritto alle detrazioni d’imposta per familiari a decorrere dal 1° gennaio 2009" e non "Dichiarazione relativa alla cessazione del diritto alle detrazioni d’imposta per la figlia Giovanna Verdi, nata il 26 novembre 2007 a decorrere dal 1/1/09"
- "Richiesta di cocessione di aspettativa volontaria dal servizio a decorrere dal 1° febbraio 2008" e non "Richiesta di concessione aspettativa volontaria dal servizio per gravi motivi di salute a seguito dell’incidente automobilistico del 24/01/2008 a decorrere dal 01/02/2008"
Inoltre, nella stesura degli oggetti, dovrebbero essere evitati i titoli accademici, di deferenza e di onoreficienza:
Ad esempio, si scrive:
- "Richiesta preventivi per acquisto scrivania per Mario Rossi" e non "Richiesta preventivi per acquisto scrivania per prof. Mario Rossi"
Riferimenti normativi
I riferimenti normativi non costituiscono l’oggetto del documento. Non è corretto, quindi, redigere l’oggetto di un documento limitandosi a citare un riferimento normativo senza ulteriori indicazioni. Quando risulta necessario indicare nell’oggetto di un documento uno o più riferimenti normativi, essi devono essere scritti per esteso o comunque in modo tale da far comprendere chiaramente al lettore a quale norma si sia inteso fare rinvio.
Analogamente, l’oggetto si redige evitando richiami muti a documenti precedentemente inviati o recepiti dall’ente.
Ad esempio, si scrive:
- "Legge 23 dicembre 2008, n 508 (Finanziaria 2009) - Incentivi all’utilizzo dei servizi di trasporto pubblico locale, regionale e interregionale - Chiede i dati statistici per il 2008" e non "Finanziaria 2009, art. 1, comma 309"
- "Decreta l’individuazione delle aree organizzative omogenee - AOO ai sensi dell’art 50 del DPR 28 dicembre 2000, n 445" e non "DPR 445/2000. Individuazione AOO"
- "Si comunica l’accoglimento della richiesta di congedo, acquisita al prot n 16559 del 16 giugno 2008" e non "Risposta favorevole a prot. n. 16559 del 16/06/2008"