Nei casi di emergenza, in cui non sia possibile utilizzare il sistema di protocollo informatico, è necessario registrare i documenti su un supporto alternativo, denominato Registro di emergenza. Il Registro di emergenza è un'applicazione, capace di operare anche in assenza di connessione di rete, che deve essere installata su una sola postazione per ciascuna AOO.
L'utilizzo del Registro di emergenza è previsto solo in casi di estrema gravità, dove l'emergenza colpisca l'intero Ateneo e il sistema di protocollo informatico non possa essere utlizzato per tempi superiori alle ventiquattrro ore. In ogni caso il Registro di emergenza può essere utlizzato solo in seguito ad apposita disposizione da parte del Direttore Generale, da redigere in accordo con il Coordintatore della Gestione documentale.
Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, il Direttore Generale, in accordo con il Coordinatore della gestione documentale, ordina la chiusura dei Registri di emergenza delle varie AOO mediante apposita disposizione.
A seguito di tale disposizione i Responsabili della gestione documentale delle varie AOO dovranno esportare il Registro di emergenza della propria AOO, secondo le modalità indicate nell’apposita sezione del Manuale del Registro di emergenza, e far pervenire tale registro agli amministratori del sistema di protocollo informatico, al fine di importarli nel sistema.
A seguito dell’importazione, i documenti registrati mediante Registro di emergenza avranno due numeri identificativi (quello del Registro di emergenza e il nuovo numero di protocollo generale che seguirà la numerazione progressiva raggiunta al momento dell’interruzione del servizio) e la data della protocollazione corrisponderà a quella in cui i documenti sono stati registrati all’interno del Registro di emergenza.
Nei giorni successivi al ripristino delle funzionalità del sistema di protocollo informatico, il Coordinatore della gestione documentale e i Responsabili della gestione documentale di ciascuna AOO avranno la responsabilità di far completare le registrazioni di protocollo effettuate mediante Registro di emergenza. Nel dettaglio, per ciascuna registrazione sarà necessario:
- allegare il documento originale (se digitale) o la sua copia digitale (se analogico);
- indicare la classificazione;
- indicare UOR e RPA;
- indicare eventuale operatore incaricato;
- indicare eventuali copie conoscenza.