Il sistema Titulus permette di inserire in una registrazione di protocollo due diversi tipi di promemoria:
- Nota: si tratta di un promemoria non permanente alla registrazione di protocollo, che può essere cancellato in seguito al suo inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, inserire una nota equivale ad attaccare un post-it sul documento;
- Annotazione: si tratta di un promemoria permanente alla registrazione di protocollo, che non può essere né cancellato in seguito al suo inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, inserire un'annotazione equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento.
In Titulus 5 è possibile inserire note di due tipi:
- Note pubbliche: visibili a tutti coloro che accedono al documento
- Note personali: visibili solo a chi le ha create ed eventualmente a persone indicate esplicitamente
Visualizzazione delle note
Per visualizzare le note di un documento è necessario accedere alle schermata del documento e poi cliccare sull'icona note 
che si trova in alto a destra. In questo modo il sistema mostra a destra la colonna delle note, mostrata qui in figura. Le note che possono essere visualizzate dall'utente vengono mostrate in ordine cronologico, dalla più recente in alto a la meno recente in basso. Per ciascuna nota viene mostrato:
- il testo della nota
- l'utente che ha inserito la nota
- il giorno e l'ora in cui la nota è stata inserita
- la visibilità della nota
- nel caso di nota privata condivisa con altri, viene mostrata la lista degli utenti che possono visualizzare la nota
Se la nota è stata inserita dall'utente che stiamo utilizzando, il testo viene mostrato immediatamente, altrimenti è necessario cliccare sul pulsante Leggi nota.
Inserimento di una nota
Per inserire una nuova nota è sufficiente scrivere la nota nello spazio in alto, selezionare il tipo di nota che si vuole inserire mediante il menu a tendina (pubblica o personale) e poi cliccare sul pulsante Crea nota.
ATTENZIONE: Una volta che una nota è stata inserita, non è possibile modificarne la visibilità (cioè non è possibile rendere pubbliche note che sono state create come personali e vice versa)
Condivisione di una nota personale
Per condividere una nota personale con altri utenti è necessario cliccare sull'icona di condivsione 
relativa alla nota che si vuol condividere e poi indicare l'utente con cui vogliamo condividerla. Cliccando sul pulsante Conferma, la nota diventerà visibile anche all'utente specificato. Le note personali possono essere condivise solamente dall'utente che le ha create.
ATTENZIONE: Una volta che una nota è stata condivisa con un utente, non è più possibile eliminare l'utente dalla condivisione
Cancellazione di una nota
Per eliminare una nota è necessario cliccare sull'icona cestino 
relativa alla nota che si vuol cancellare. Le note possono essere cancellate solamente dall'utente che le ha create.