Per accedere ai documenti, è necessario accedere al sistema e selezionare una delle vaschette che si trovano in basso a destra nella schermata principale. In questo modo il sistema mostrerà la lista dei documenti presenti all’interno della vaschetta. Ciascuna tipologia di icona viene indicata con un'icona diversa:
- Protocollo in ingresso (questa icona viene utilizzata sia per i documenti protocollati lo stesso giorno in cui sono stati ricevuti, sia per i protocolli differiti)
- Protocollo interno
- Protocollo in partenza
- Documento non protocollato
La lista di documenti presenti mostra, per ciascun documento, alcune informazioni essenziali:
- Tipologia di documento: tipologia del documento, che viene indicata mediante l’utilizzo di icone diverse
- Oggetto: oggetto del documento
- Numero e data di protocollo: numero di protocollo, per i documenti in ingresso, in uscita e tra uffici. In caso di repertori, non viene indicato il numero di protocollo, bensì il repertorio in cui il documento è stato inserito e il numero di repertorio. Inoltre viene mostrata la data in cui il documento è stato protocollato.
- Dettagli: in caso di documenti in ingresso o in uscita o tra uffici, il sistema mostra il mittente (Da) e il destinatario (A). In caso di repertori, il sistema mostra il responsabile del documento (Responsabile).
Nel caso in cui i documenti della vaschetta siano più di 10, questi vengono mostrati suddivisi in più pagine. In basso a destra sono presenti i pulsanti che permettono di navigare tra le varie pagine (area evidenziata in verde in figura). Il sistema permette anche di scegliere il numero di documenti da visualizzare in ciascuna pagina
Per accedere ad un documento è sufficiente cliccare sull'oggetto del documento a cui vogliamo accedere. Facendo in questo modo, il sistema aprirà la registrazione di protocollo, contenente le informazioni inserite in fase di protocollazione.
Cliccando sull'icona 
che si trova in alto a destra, il sistema mostra le caratteristiche che accomunano i documenti presenti nella lista (ad esempio Vaschetta: Responsabilita - Persona/UOR: Linda Martorini oppure anno: 2017 - repertorio_codice: RET)