Per ragioni di riservatezza e accesso controllato, è buona norma che alcuni documenti vengano protocollati come documenti riservati.
Per capire lo stato di un documento è necessario accedervi (per l'accesso ai documenti si rimanda all'articolo Accesso ai documenti in Titulus 5) e controllare la sezione Visibilità (indicata in verde in figura).
- Nel caso in cui nella sezione Visibilità sia presente l'etichetta Predefinito, questo significa che il documento è pubblico
- Nel caso in cui nella sezione Visibilità sia presente l'etichetta Riservato, questo significa che il documento è riservato a vita. Nel caso in cui venga indicata anche una data (ad esempio Riservato fino al 31/03/2022) il documento sarà riservato fino al giorno precedente alla data indicata e passerà allo stato pubblico alla data indicata.
Per modificare lo stato di un documento occorre accedere al documento e cliccare sull'icona 
che si trova nella sezione Visibilità. A questo punto il sistema aprirà un pop up con un menu a tendina che permetterà di cambiare lo stato del documento. Cliccando sul pulsante Conferma il sistema modificherà lo stato del documento.
che si trova nella sezione Visibilità. A questo punto il sistema aprirà un pop up con un menu a tendina che permetterà di cambiare lo stato del documento. Cliccando sul pulsante Conferma il sistema modificherà lo stato del documento.
ATTENZIONE: Un documento riservato può essere visualizzato solamente dal suo RPA, da chi è indicato come operatore incaricato e da coloro che sono eventualmente indicati in CC.