La classificazione di un documento è una componente obbligatoria della protocollazione. Ciascun documento deve essere classificato in base alla sua funzione (cioè in base allo scopo del documento) e NON in base alle competenze (cioè in base all'ufficio che tratta il documento). Se ne deduce che tutti i documenti relativi a un procedimento amministrativo devono essere classificati con lo stesso titolo e classe, in quanto tutti i documenti relativi a un procedimento amministrativo hanno lo stesso scopo.

In questa pagina analizzeremo i vari titoli e classi presenti nel titolario attualmente in uso, con particolare attenzione alle tipologie documentali che dovrebbero utilizzarli.

• Titolo I - Amministrazione
• Titolo II - Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
• Titolo III - Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo
• Titolo IV - Attività giuridico - legale
• Titolo V - Studenti e laureati
• Titolo VI - Strutture didattiche, di ricerca e di servizio
• Titolo VII - Personale
• Titolo VIII - Finanza, contabilità e bilancio
• Titolo IX - Edilizia e territorio
• Titolo X - Patrimonio, economato e provveditorato
• Titolo XI - Oggetti diversi

Questo titolo contiene documenti relativi alle funzioni primarie e costitutive dell'Ateneo, dette anche “di staff”.

• Classe 1 - Normativa e relativa attuazione: contiene documenti relativi alle norme di carattere generali, come circolari, direttive, pareri, ecc.
• Classe 2 - Statuto: contiene documenti relativi allo Statuto di Ateneo, dalle prime bozze alla pubblicazione in G.U.
• Classe 3 - Regolamenti: contiene documenti relativi ai regolamenti di Ateneo, dalle prime bozze fino all'adozione del testo definitivo. I regolamenti di funzionamento delle strutture didattiche, di ricerca e di servizio devono essere classificati nelle classi del Titolo VI.
• Classe 4 - Stemma, gonfalone e sigillo: contiene documenti relativi all'immagine istituzionale dell'Ateneo. La richiesta di presenza del gonfalone e della bandiera istituzionale deve essere classificata con I/16.
• Classe 5 - Sistema informativo, sicurezza dell'informazione e sistema informatico: contiene documenti relativi a tutti i sistemi informativi di Ateneo, compresi quelli relativi alle protocollazioni.
• Classe 6 - Protezione dei dati personali: contiene documenti relativi alla privacy, compresi i rapporti con il Garante per la protezione dei dati personali. I documenti relativi a singoli casi di autorizzazione al trattamento dei dati personali seguono, invece, il relativo procedimento.
• Classe 7 - Archivio: contiene documenti relativi all'archivio e ai suoi strumenti (protocollo informatico, titolario, manuale di gestione, ecc.).
• Classe 8 - Trasparenza e relazioni con il pubblico: contiene documenti relativi alla trasparenza e alle relazioni con il pubblico. In particolare, l'istanza di accesso da parte di terzi va classificata in questo modo, poiché non segue il procedimento a cui si riferisce. Si tratta, infatti, di una funzione specifica che non riapre l'istruttoria e, di conseguenza, il fascicolo eventualmente chiuso cui si riferisce.
• Classe 9 - Strategie per il personale, organigramma e funzionigramma: contiene documenti relativi alle funzioni di organizzazione e gestione del personale tecnico amministrativo. Ad esempio, devono essere classificate in questo modo le richieste di personale per l'adeguamento della dotazione organica. I procedimenti concorsuali, invece, dovranno essere classificati con VII/1, mentre la richiesta di rinnovo di un contratto a tempo determinato dovrà essere classificata con VII/2 in quanto, dal punto di vista formale, si tratta di una nuova assunzione.
• Classe 10 - Rapporti sindacali e contrattazione: contiene documenti relativi ai rapporti con le rappresentanze sindacali. Anche le richieste di aule per le riunioni sindacali devono essere classificate in questo modo.
• Classe 11 - Controllo di gestione e sistema qualità: contiene documenti relativi al controllo di gestione
• Classe 12 - Statistica e auditing: contiene documenti relativi all'auditing e ai rapporti sull'efficacia e l'efficienza dei vari uffici. Anche i documenti relativi alla statistica e alla reportistica devono essere classificati in questo modo.
• Classe 13 - Elezioni e designazioni: contiene documenti relativi alle elezioni di organi monocratici e collegiali, e documenti relativi alle designazioni in rappresentanza dell'Ateneo in enti e organi esterni. Si tenga presente che il provvedimento di nomina dell'organo deve essere classificato nella rispettiva classe del Titolo II
• Classe 14 - Associazioni e attività culturali, sportive e ricreative: contiene documenti relativi alle attività culturali (interne ed esterne), sportive e ricreative e ai relativi patrocini.
• Classe 15 - Editoria e attività informativo-promozionale: contiene documenti relativi all'editoria, alla pubblicità e all'immagine percepita.
• Classe 16 - Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza: contiene documenti relativi alla rappresentanza istituzionale e al cerimoniale. Ad esempio, devono essere classificati in questo modo i documenti relativi alle comunicazioni di onorificenze conferite da altri enti, alle lauree honoris causa, all'inaugurazione dell'anno accademico, al conferimento di titoli onorifici (Ordine del Cherubino, Professore Emerito).
• Classe 17 - Politiche e interventi per le pari opportunità: contiene documenti relativi alle politiche e agli interventi svolti per favorire le pari opportunità (convegni, questionari, ecc.)
• Classe 18 - Interventi di carattere politico, economico, sociale e umanitario: contiene documenti relativi agli interventi non istituzionali operati (sia su richiesta, che motu proprio) in virtù del prestigio dell'Ateneo.

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Ciascuna classe di questo titolo contiene i documenti relativi al funzionamento dell'organo a cui si riferisce. Ad esempio documenti relativi a costituzione degli organi collegiali, nomina e decadenza dei relativi componenti, convocazione e verbalizzazione delle sedute, commissioni o comitati nominati o incaricati, devono essere classificati nella classe del relativo organo. A differenza del funzionamento, i documenti relativi alle competenze e alle attività dell'organo devono essere classificate nelle rispettive classi del titolario.

• Classe 1 - Rettore: contiene i documenti relativi alla nomina e alle dimissioni del rettore. I documenti relativi all'elezione devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 2 - Prorettori e delegati: contiene i documenti relativi alla nomina e alle dimissioni dei vari prorettori.
• Classe 3 - Senato accademico: contiene i documenti relativi alla costituzione del Senato Accademico e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza. I documenti relativi alle elezioni dei vari membri, invece, devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 4 - Consiglio di amministrazione: contiene i documenti relativi alla costituzione del Consiglio di amministrazione e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza. I documenti relativi alle elezioni dei vari membri, invece, devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 5 - Direttore generale: contiene i documenti relativi a nomina e dimissioni del Direttore Generale. I documenti relativi ai procedimenti selettivi per il Direttore Generale devono essere inseriti nella classe VII/1.
• Classe 6 - Consiglio degli studenti: contiene i documenti relativi alla costituzione del Consiglio degli studenti e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza. I documenti relativi alle elezioni dei vari membri, invece, devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 7 - Comitato unico di garanzia - CUG: contiene i documenti relativi alla costituzione del Comitato unico di garanzia e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza.
• Classe 8 - Commissione etica: contiene i documenti relativi alla costituzione della Commissione etica e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza.
• Classe 9 - Consiglio di disciplina: contiene i documenti relativi alla costituzione del Consiglio di disciplina e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza.
• Classe 10 - Nucleo di valutazione: contiene i documenti relativi alla costituzione del Nucleo di valutazione e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza. I documenti relativi alle elezioni del componente eletto dagli studenti, invece, devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 11 - Collegio dei revisori dei conti: contiene i documenti relativi alla costituzione del Collegio dei revisori dei conti e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza.
• Classe 12 - Direttore di dipartimento: contiene i documenti relativi alla nomina e alle dimissioni del Direttore di dipartimento. I documenti relativi alle elezioni devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 13 - Consiglio di dipartimento: contiene i documenti relativi alla costituzione del Consiglio di dipartimento e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza. I documenti relativi alle elezioni dei componenti eletti, invece, devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 14 - Giunta di dipartimento: contiene i documenti relativi alla costituzione della Giunta di dipartimento e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza. I documenti relativi alle elezioni dei vari membri, invece, devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 15 - Commissione paritetica docenti-studenti: contiene i documenti relativi alla costituzione della Commissione paritetica docenti-studenti e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza.
• Classe 16 - Presidente di sistema: contiene i documenti relativi a nomina e dimissioni del Presidente di sistema.
• Classe 17 - Comitato di indirizzo e controllo: contiene i documenti relativi alla costituzione del Comitato di indirizzo e controllo e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza. I documenti relativi alle elezioni dei componenti eletti, invece, devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 18 - Direttore di centro: contiene i documenti relativi alla nomina e alle dimissioni del Direttore di centro.
• Classe 19 - Consiglio di centro: contiene i documenti relativi alla costituzione del Consiglio di centro e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza. I documenti relativi alle elezioni degli eventuali componenti eletti, invece, devono essere inseriti nella classe I/13.
• Classe 20 - Comitato per lo sport universitario - CUS: contiene i documenti relativi alla costituzione del Comitato per lo sport universitario e alle nomine e dimissioni dei relativi membri. Inoltre contiene i documenti relativi alla convocazione e verbalizzazione delle sedute e gli eventuali documenti relativi ai gettoni di presenza.
• Classe 21 - Conferenza dei rettori delle università italiane - CRUI: contiene i documenti relativi alla Conferenza dei rettori delle università italiane - CRUI.
• Classe 22 - Convegno permanente dei direttori amministrativi e dirigenti delle università italiane - CODAU: contiene i documenti relativi al Convegno permanente dei direttori amministrativi e dirigenti delle università italiane - CODAU.
• Classe 23 - Comitato regionale di coordinamento - CORECo: contiene i documenti relativi al Comitato regionale di coordinamento - CORECo.

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Questo titolo contiene documenti relativi alle funzioni finali proprie dell'Ateneo (didattica e ricerca) e alla loro programmazione.

• Classe 1 - Ordinamento didattico: contiene documenti relativi al Regolamento didattico di Ateneo e all'offerta formativa
• Classe 2 - Corsi di studio: contiene documenti relativi ai corsi di studio, dalla proposta di istituzione, all'attivazione e relativa gestione. I documenti relativi alle prove per l'ammissione ai corsi di laurea (bandi, nomina delle commissioni, gestione della vigilanza, formulazione delle graduatorie), invece, devono essere classificati facendo riferimento al Titolo V.
• Classe 3 - Corsi a ordinamento speciale: contiene documenti relativi agli eventuali corsi pre-laura
• Classe 4 - Corsi di specializzazione: contiene documenti relativi ai corsi di specializzazione, compresa la proposta di istituzione. I documenti relativi alla gestione delle carriere degli studenti dei questi corsi, invece, devono essere classificati facendo riferimento al Titolo V.
• Classe 5 - Master: contiene documenti relativi ai master, compresa la proposta di istituzione. I documenti relativi alla gestione delle carriere degli studenti dei master, invece, devono essere classificati facendo riferimento al Titolo V.
• Classe 6 - Corsi di dottorato: contiene documenti relativi ai corsi di dottorato, dalle proposte di istituzione e di rinnovo, alle eventuali convenzioni con altri atenei, agli eventuali accordi di co-tutela delle tesi.
• Classe 7 - Corsi di perfezionamento e corsi di formazione permanente: contiene documenti relativi ai corsi di perfezionamento e corsi di formazione permanente rivolti a terzi. I documenti relativi a corsi di formazione rivolti al personale dell'Ateneo, invece, devono essere inseriti nella classe VII/14.
• Classe 8 - Programmazione didattica, orario delle lezioni, gestione delle aule e degli spazi: contiene documenti relativi all'offerta formativa, all'orario delle lezioni e alla gestione di aule e spazi, eventualmente anche per seminari e congressi.
• Classe 9 - Gestione di esami di profitto, di laurea e di prove di idoneità: contiene documenti relativi alla formazione delle commissioni e ai calendari di esami di profitto, prove di idoneità e prove di laurea.
• Classe 10 - Programmazione e sviluppo, comprese aree, macroaree e settori scientifico-disciplinari: contiene documenti relativi all'individuazioni delle aree scientifico-disciplinari e ai loro relativi piani di sviluppo.
• Classe 11 - Strategie e valutazione della didattica e della ricerca: contiene documenti relativi alle strategie e alla valutazione della didattica e della ricerca.
• Classe 12 - Premi e borse di studio finalizzati e vincolati: contiene documenti relativi all'assegnazione, tramite selezione e relativa graduatoria, di sovvenzioni in base a specifici progetti e finanziamenti ad hoc.
• Classe 13 - Progetti e finanziamenti: contiene documenti relativi alla gestione di progetti di ricerca istituzionale e dei relativi finanziamenti, dalla domanda al rendiconto finale, comprendendo sia l'aspetto scientifico che contabile. Questa classe contiene anche i documenti relativi agli assegni e agli assegnisti di ricerca, in quanto quest'ultimi non costituiscono personale universitario.
• Classe 14 - Accordi per la didattica e la ricerca: contiene documenti relativi ad accordi in materia di didattica e ricerca che non prevedono finanziamenti. Questa classe contiene anche i documenti relativi agli accordi di cooperazione internazionale (Erasmus, ecc.). Si tenga presente che gli accordi che prevedono finanziamenti devono essere inseriti nella classe III/13.
• Classe 15 - Rapporti con enti e istituti di area socio-sanitaria: contiene documenti relativi ai rapporti dell'ateneo con enti di area sanitaria, spesso per convenzioni con aziende ospedaliere, compresi rendiconti e rapporti contabili
• Classe 16 - Opere dell'ingegno, brevetti e imprenditoria della ricerca: contiene documenti relativi alla ricerca applicata, come brevetti e contratti per spin-off. I documenti relativi all'acquisto di quote societarie devono essere invece classificati come X/7.
• Classe 17 - Piani di sviluppo dell'università: contiene le comunicazioni del MIUR relative alla programmazione triennale, i relativi adempimenti, e i documenti relativi all'internazionalizzazione
• Classe 18 - Cooperazione con paesi in via di sviluppo: contiene documenti relativi a quanto espressamente previsto a livello normativo per l'attività di cooperazione con paesi in via di sviluppo. Questa classe contiene anche i documenti relativi ad accordi di mobilità esplicitamente con paesi in via di sviluppo, in quanto la funzione prevalente è la cooperazione con i paesi in via di sviluppo e non la mobilità
• Classe 19 - Attività per conto terzi: contiene documenti relativi ad attività commissionate all'ateneo da enti esterni a fronte di un compenso

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Questo titolo contiene i documenti relativi a procedimenti amministrativi che contengono documentazione relativa all’attività giuridico-legale dell’ateneo, a prescindere dal fatto che essi siano legati ad altri procedimenti amministrativi i cui documenti hanno una classificazione differente. Ad esempio un procedimento penale a carico di un dipendente va classificato nel Titolo IV, anche se legato a una procedura disciplinare a carico del medesimo soggetto che, come tale, si colloca nel titolo VII. Si tratta, infatti, di due procedimenti amministrativi diversi che rispondono a iter procedimentali distinti e giuridicamente differenti.

• Classe 1 - Contenzioso: contiene documenti relativi a qualsiasi tipo di controversia giuridica, sia giudiziale che stragiudiziale. Questa classe dovrebbe contenere anche i documenti relativi a recupero crediti e pignoramenti.
• Classe 2 - Atti di liberalità: contiene documenti con cui soggetti terzi effettuano un'attribuzione patrimoniale, gratuita e spontanea, a favore dell'ateneo(ad esempio lasciti, donazioni, ecc.). Gli atti di liberalità effettuati dall'ateneo nei confronti di terzi devono essere invece inseriti nella classe X/3 o I/18, a seconda dei casi.
• Classe 3 - Violazioni amministrative e reati: contiene documenti relativi alla denuncia o all'accertamento di reati. I documenti relativi ai procedimenti disciplinari nei confronti degli studenti e personale, invece, devono essere classificati utilizzando, rispettivamente, le classi del Titolo V e del Titolo VII
• Classe 4 - Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale: contiene documenti relativi a procedimenti volti ad accertare la responsabilità civile, amministrativa o penale di un dipendente per fatti commessi nello svolgimento delle proprie attività professionali e a irrogare eventuali sanzioni civili, penali e amministrative. I documenti relativi a procedimenti disciplinari (anche se attivati in seguito al riconoscimento di una responsabilità civile, penale o amministrativa del dipendente) dovrebbero essere inseriti nel Titolo VII
• Classe 5 - Pareri e consulenze: contiene documenti relativi a pareri e consulenze rilasciati per altri uffici dello stesso ente. Ad esempio, se l'Ufficio concorsi chiede un parere all'Ufficio legale in relazione a una procedura selettiva, questo documento sarà inserito nella classe IV/5 da parte del'Ufficio legale e nella classe VII/1 da parte dell'Ufficio concorsi. I pareri e le consulenze richiesti a terzi, invece, seguono la classificazione del procedimento amministrativo di riferimento.

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Questo titolo contiene la documentazione amministrativa riferita a tutto l’insieme della popolazione studentesca che in diversi modi interagisce con l’ateneo.

• Classe 1 - Orientamento, informazione e tutorato: contiene documenti relativi alle iniziative in materia di orientamento, informazione e tutorato rivolte a studenti sia italiani che stranieri. I documenti relativi alla redazione e alla stampa delle guide dello studente devono essere inseriti nella classe 1/15
• Classe 2 - Selezioni, immatricolazioni e ammissioni: contiene documenti relativi alla preiscrizione e immatricolazione di studenti, anche stranieri, ai vari corsi di studio offerti dall'ateneo (corsi di laurea e laurea magistrale, corsi di specializzazione, corsi di dottorato, master, corsi di perfezionamento e corsi singoli). Questa classe contiene anche i documenti relativi ai procedimenti di selezione e ammissione degli studenti ai vari corsi di studio e i documenti scambiati con le autorità diplomatiche e consolari all'estero al fine di recuperare i documenti necessari per l'immatricolazione di studenti stranieri
• Classe 3 - Trasferimenti e passaggi: documenti relativi al passaggio degli studenti tra due corsi di studio dell'ateneo, o tra atenei diversi
• Classe 4 - Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari: contiene documenti relativi alle iscrizioni ad anni successivi al primo, alle verifiche di profitto (statini), ai piani di studio e al riconoscimento dei crediti formativi. Questa classe contiene anche i documenti relativi ai procedimenti disciplinari aperti nei confronti degli studenti dell'ateneo. Segnalazioni di irregolarità relative a studenti di altri atenei devono essere inserite nella classe I/8
• Classe 5 - Diritto allo studio, assicurazioni, benefici economici, tasse e contributi: contiene documenti relativi alle politiche del diritto allo studio universitario, compresi i documenti relativi alla gestione di mense e alloggi e alla collaborazione degli studenti (c.d. “150 ore”). Inoltre, questa classe contiene documenti relativi alla gestione delle tasse, alle assicurazioni degli studenti e alla gestione delle borse di studio conferite a specializzandi e dottorandi. I documenti relativi al contenzioso sul pagamento delle tasse devono essere inseriti nella classe IV/1
• Classe 6 - Tirocinio, formazione e attività di ricerca: contiene documenti relativi alle attività connesse all'effettuazione di stage e tirocini (i documenti relativi alle convenzioni stipulate con altri enti, sia pubblici che privati, devono essere inseriti nella classe III/14). Questa classe contiene anche i documenti relativi alle attività formative svolte dagli studenti nell'ambito dei progetti di mobilità (Erasmus, ecc.), mentre i documenti che attengono ai rapporti bilaterali tra gli atenei in materia di mobilità devono essere inseriti nella classe III/14
• Classe 7 - Servizi di assistenza socio-sanitaria e a richiesta: contiene documenti relativi alla tutela della salute degli studenti di tutti i corsi di studio e documenti relativi alla gestione dei servizi a domanda individuale e a richiesta (benefici per centri estivi, asili nido, ecc.)
• Classe 8 - Conclusione e cessazione della carriera di studio: contiene documenti relativi agli esami finali dei vari corsi di studio (esami di laurea) e al rilascio di diplomi e relativi duplicati. Questa classe contiene anche i documenti relativi alla cessazione dello studente dal cursus studiorum (per rinuncia, decadenza, ecc.) e i documenti relativi al riconoscimento di titoli di studio stranieri e alle equipollenze. Si tenga presente che le richieste di conferma del conseguimento del titolo di studio pervenute da altri enti, e le relative risposte, devono essere inseriti nella classe I/8
• Classe 9 - Esami di Stato e ordini professionali: contiene documenti relativi agli esami di Stato. Si tenga presente che le richieste di conferma del superamento dell'esame di Stato pervenute dal altri enti, e le relative risposte, devono essere inseriti nella classe I/8
• Classe 10 - Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex studenti: contiene documenti relativi alle associazioni studentesche e alle loro iniziative, nonché le richieste di finanziamenti, patrocini e spazi per le loro attività

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Questo titolo si riferisce alla funzione di costituzione e al funzionamento sia delle strutture periferiche dell’università che alle strutture che svolgono funzioni didattiche, di ricerca e di servizio. Vengono trattati gli aspetti legati alla gestione dell’ente (nomine, convocazione di assemblee etc.).

Attenzione: i documenti relativi alle attività specifiche legate alla didattica e alla ricerca, invece trovano adeguata classificazione nel Titolo III.

• Classe 1 - Poli: —
• Classe 2 - Scuole e strutture di raccordo: —
• Classe 3 - Dipartimenti: contiene i documenti relativi ai regolamenti di dipartimento e i documenti relativi alla loro costituzione e funzionamento (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.). Inoltre questa classe contiene i documenti relativi ai regolamenti dei corsi di laurea e i documenti relativi alla loro costituzione e funzionamento (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.).
• Classe 4 - Strutture ad ordinamento speciale: —
• Classe 5 - Scuole di specializzazione: contiene i documenti relativi ai regolamenti delle scuole di specializzazione e i documenti relativi alla loro costituzione e funzionamento (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.)
• Classe 6 - Scuole di dottorato: contiene i documenti relativi ai regolamenti delle scuole di dottorato e i documenti relativi alla loro costituzione e funzionamento (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.)
• Classe 7 - Scuole interdipartimentali: contiene i documenti relativi ai regolamenti delle scuole interdipartimentali (ad esempio, Scuola interdipartimentale di Ingegneria) e i documenti relativi alla loro costituzione e funzionamento (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.)
• Classe 8 - Centri: contiene i documenti relativi ai regolamenti dei centri di ateneo e interdipartimentali e i documenti relativi alla loro costituzione e funzionamento (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.). Inoltre questa classe contiene anche i documenti relativi alla costituzione e funzionamento (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.) del Sistema Informatico Dipartimentale, in quanto struttura di servizio
• Classe 9 - Sistema bibliotecario: contiene i documenti relativi alla costituzione e al funzionamento del Sistema Bibliotecario di Ateneo (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.)
• Classe 10 - Musei, pinacoteche e collezioni: contiene i documenti relativi alla costituzione e al funzionamento del Sistema Museale di Ateneo (nomine, convocazioni di assemblee, ecc.)
• Classe 11 - Consorzi ed enti a partecipazione universitaria: contiene documenti di carattere generale relativi a strutture che coinvolgono più atenei (consorzi, centri interuniversitari, ecc.). I documenti relativi ad attività specifiche (ad esempio il finanziamento di una borsa di studio) devono essere inseriti nelle apposite classi del Titolo III in base al rispettivo procedimento. I documenti relativi alle associazioni devono essere inseriti nella classe I/14.
• Classe 12 - Fondazioni: —

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Questo titolo comprende la documentazione riferita alla amministrazione delle risorse umane, di ruolo e non di ruolo. Per altre figure (assegnisti di ricerca, titolari di borse di studio, ad es.) si rimanda alle rispettive classi del Titolo III.

Attenzione: non sono da considerarsi personale universitario gli specializzandi, i dottorandi, anche se amministrati in modo simile al personale universitario. Essi rientrano nella categoria studenti e la relativa documentazione deve essere classificata nel Titolo V.

• Classe 1 - Concorsi e selezioni: contiene i documenti relativi alle procedure di selezione per l'assunzione del personale docente e del personale tecnico-smministrativo, sia a tempo determinato che indeterminato. I documenti relativi alle selezioni per il personale non strutturato devono essere inseriti nella classe VII/16. I documenti relativi alle progressioni economiche orizzontali e verticali devono, invece, essere inserite nella classe VII/5
• Classe 2 - Assunzioni e cessazioni: contiene i documenti relativi all'assunzione e alla presa di servizio dei singoli dipendenti (compresi i contratti e relativi rinnovi, eventuale carteggio di rito tra enti e documenti relativi al periodo di prova). Inoltre, questa classe contiene i documenti relativi al trasferimento per mobilità del personale tecnico-amministrativo e i documenti relativi alla cassazione del rapporto di lavoro. Le comunicazioni di disponibilità di collaborare a qualsiasi titolo con l'ateneo e le relative risposte, invece, devono essere inserite nella classe I/9.
• Classe 3 - Comandi e distacchi: contiene i documenti relativi ai comandi, ai distacchi e alla ripresa di servizio nella sede originaria, oltre al relativo carteggio con l'ente presso il quale il dipendente è temporaneamente distaccato.
• Classe 4 - Mansioni e incarichi: contiene i documenti relativi alla variazione dei dati personali dei dipendenti, i documenti relativi alle mansioni tipiche di ciascun ruolo (comprese le autorizzazioni per incarichi esterni presso enti pubblici o privati) e i documenti relativi all'incompatibilità di funzioni con il ruolo rivestito. Ad esempio, per il personale docente abbiamo i documenti relativi ad affidamenti, titolarità di insegnamenti, compiti didattici e di ricerca, passaggio dal tempo pieno al tempo parziale e viceversa, ecc.; per il personale tecnico-amministrativo abbiamo i documenti relativi ad assegnazione della sede di servizio, ordini di servizio, passaggio dal tempo pieno al tempo parziale e viceversa, progetti obiettivo, ecc.; per i collaboratori linguistici abbiamo i documenti relativi a compiti didattici, regime orario, ecc. Si tenga presente che le segnalazioni relative alla inosservanza dei doveri d'ufficio devono essere inserite nella classe VII/13.
• Classe 5 - Carriera e inquadramenti: contiene i documenti relativi alle carriere del personale docente (procedura di conferma in ruolo, modifica del settore scientifico-disciplinare, prolungamento in servizio, ecc.) e del personale tecnico amministrativo (assegnazione e riconoscimento di mansioni superiori, PEO, cambio di area funzionale, ecc.).
• Classe 6 - Retribuzione e compensi: contiene i documenti relativi alla retribuzione, ai compensi e alle incentivazioni spettanti al personale universitario. Invece, i documenti relativi all'erogazione di borse per specializzandi e dottorandi devono essere inseriti nella classe V/5, mentre quelli relativi all'erogazione di assegni di ricerca devono essere inseriti nella classe III/13.
• Classe 7 - Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi: contiene i documenti relativi agli adempimenti fiscali e contributivi del personale dell'ateneo. Inoltre contiene anche le procedure assicurative previste per il personale come, ad esempio, le pratiche per infortunio. Si tenga presente che la polizza di assicurazione stipulata dall'ateneo deve essere inserita nella classe X/4.
• Classe 8 - Pre-ruolo, trattamento di quiescenza, buonuscita: contiene i documenti relativi alle pratiche pensionistiche del personale di ciascun ruolo.
• Classe 9 - Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo: contiene i documenti relativi alle pratiche per il riconoscimento di infermità per cause di servizio e il loro relativo indennizzo.
• Classe 10 - Servizi a domanda individuale: contiene i documenti relativi alle pratiche di mutui e piccoli prestiti concessi da vari istituti (INPDAP, ecc.) a fronte di una domanda del dipendente. Questa classe contiene anche i documenti relativi ai benefici economici rilasciati al personale dell'ateneo per asili nido, trasporti pubblici, ecc.
• Classe 11 - Assenze: contiene i documenti relativi ai vari tipi di assenza del personale, indipendentemente dal ruolo (malattie, ferie, congedi, aspettative, scioperi, permessi orari, permessi sindacali, ecc.)
• Classe 12 - Tutela della salute e sorveglianza sanitaria: contiene i documenti relativi alla tutela della salute del personale universitario (controlli medici periodici, radioprotezione, giudizi di idoneità all'esposizione ad agenti nocivi, ecc.).
• Classe 13 - Valutazione, giudizi di merito e provvedimenti disciplinari: contiene i documenti relativi ai procedimenti disciplinari aperti nei confronti dei dipendenti (indipendentemente dal ruolo), le segnalazioni relative all'inosservanza dei doveri d'ufficio (compresa l'inosservanza dell'orario di lavoro) e i documenti relativi al riconoscimento del servizio svolto
• Classe 14 - Formazione e aggiornamento professionale: contiene i documenti relativi alle attività formative rivolte al personale (indipendentemente dal ruolo). Per analogia, questa classe contiene anche i documenti relativi alla partecipazione a convegni, congressi, seminari e workshop da parte del personale per proprio aggiornamento. I documenti relativi a corsi organizzati dall'ateneo e rivolti a terzi devono essere inseriti nella classe III/7. I documenti relativi alla formazione finalizzata alla sicurezza, invece, devono essere inseriti nella classe IX/3
• Classe 15 - Deontologia professionale ed etica del lavoro: contiene i documenti relativi al codice di condotta del personale universitario e i documenti relativi al mobbing
• Classe 16 - Personale non strutturato: contiene i documenti per l'affidamento di incarichi di natura occasionale o professionale a persone esterne all'ateneo, comprese le pratiche per la gestione dei volontari del servizio civile nazionale. Si tenga presente che i documenti relativi ai rapporti con l'Ufficio nazionale per il servizio civile devono essere inseriti nella classe I/18, mentre i documenti relativi alla gestione degli studenti “150 ore” devono essere inseriti nella classe V/5.

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Questo titolo contiene i documenti relativi esclusivamente alla parte finanziaria, contabile, al bilancio e alle tasse, imposte dirette e indirette dell’ateneo.

• Classe 1 - Ricavi ed entrate: contiene i documenti relativi a finanziamenti ed entrate per il funzionamento ordinario dell'amministrazione (FFO, tasse studenti, entrate da convenzioni, recupero rimborsi spese da altre strutture dell'ateneo, finanziamenti per l'edilizia universitaria e sportiva, ecc.)
• Classe 2 - Costi e uscite: contiene i documenti relativi alle uscite, comprese le spese effettuate sul fondo economale (richieste di anticipazioni di cassa, richiesti di contributi per convegni, solleciti di pagamento, fatture, rimborsi tasse, ecc.)
• Classe 3 - Bilancio: contiene i documenti relativi al bilancio di previsione, al conto consuntivo, alle verifiche contabili, alle variazioni di bilancio, al bilancio consolidato, ecc.
• Classe 4 - Tesoreria, cassa e istituti di credito: contiene i documenti relativi ai rapporti con la tesoreria e gli istituti di credito
• Classe 5 - Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali: contiene i documenti relativi a tutti i tipi di imposte e tasse a carico dell'ateneo, sia quelle dovute come persona giuridica, sia quelle dovute come sostituto d'imposta

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Questo titolo contiene i documenti che riguardano la gestione materiale (non giuridica, come ad es. acquisto, comodato, locazione, etc.) del patrimonio immobiliare e degli impianti dell’Ateneo. Inoltre esso contiene tutti i documenti relativi all’utilizzo dei beni in modo funzionale e sicuro (progettazione, restauro, riparazioni, destinazioni d’uso).

Attenzione: le classi simili del Titolo X fanno riferimento alla gestione giuridico/economica del patrimonio, mentre le classi del Titolo IX fanno riferimento alla gestione materiale

• Classe 1 - Progettazione e costruzione di opere edilizie con relativi impianti: contiene i documenti relativi alla progettazione e alla realizzazione degli immobili dell'ateneo e alla relativa impiantistica. Inoltre contiene anche i documenti relativi alle procedure di appalto per la realizzazione di tali opere.
• Classe 2 - Manutenzione ordinaria, straordinaria, ristrutturazione, restauro e destinazione d'uso: contiene i documenti relativi alla manutenzione, sia ordinaria che straordinaria, degli immobili dell'ateneo e relativa impiantistica. Inoltre contiene i documenti relativi alla ristrutturazione e al restauro di tali immobili e l'eventuale modifica della loro destinazione d'uso.
• Classe 3 - Sicurezza e messa a norma degli ambienti di lavoro: contiene i documenti relativi alla sicurezza dei luoghi di lavoro e alla salubrità dell'attività lavorativa. Questa classe contiene anche i documenti previsti dalla normativa in materia di sicurezza sul lavoro (piani per la sicurezza, nomina dei responsabili per la sicurezza, ecc.) e la formazione specifica per il personale dell'ateneo.
• Classe 4 - Telefonia e infrastruttura informatica: contiene i documenti relativi a realizzazione e manutenzione degli impianti telefonici e dell'infrastruttura informatica dell'ateneo (cablature, impianti di rete, ecc.). Contiene anche i documenti relativi alle eventuali procedure di appalto per la realizzazione, manutenzione e gestione di tali impianti.
• Classe 5 - Programmazione territoriale: contiene gli eventuali documenti relativi alla gestione del territorio e all'organizzazione dei centri urbani (anche se gli atenei generalmente non si occupano di simili questioni).

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Questo titolo contiene i documenti relativi alla funzione di gestione dei beni patrimoniali dell’università: immobili (patrimonio), mobili (economato) e strumentali (provveditorato).

Devono essere classificati con questo titolo le acquisizioni, le cessioni, le procedure di inventario, acquisizione e gestione di beni e servizi strumentali. Inoltre devono essere classificati con questo titolo le attività negoziali e contrattuali, le locazioni attive e passive, le risorse strumentali in genere (fornitura di beni e servizi, utenze, interventi di manutenzione di beni mobili, servizi ausiliari, ecc.)

• Classe 1 - Acquisizione e gestione di beni immobili e relativi servizi: contiene i documenti relativi ai procedimenti per l'acquisto di terreni, edifici e immobili di vario tipo, nonché la loro destinazione d'uso e l'ordinaria gestione patrimoniale. Si tenga presente che eventuali mutui e finanziamenti per gli acquisti devono essere inseriti nella classe VIII/1
• Classe 2 - Locazione di beni immobili, di beni mobili e relativi servizi: contiene documenti relativi agli adempimenti necessari per la gestione delle locazioni attive e passive di beni mobili e immobili, ad eccezione dei documenti strettamente finanziari, i quali devono essere inseriti nelle classi VIII/1 (se entrate) e VIII/2 (se uscite)
• Classe 3 - Alienazione di beni immobili e di beni mobili: contiene documenti relativi all'alienazione, cessione, vendita o permuta di beni mobili e immobili
• Classe 4 - Acquisizione e fornitura di beni mobili, di materiali e attrezzature non tecniche e di servizi: contiene i documenti relativi all'acquisizione e fornitura di beni mobili, di materiali e attrezzature non tecniche e di servizi (comprese le relative gare), nonché i documenti relativi ai contratti di assicurazione
• Classe 5 - Manutenzione di beni mobili: contiene i documenti relativi alla manutenzione e riparazione di tutti i beni mobili, dagli arredi alle apparecchiature non tecniche
• Classe 6 - Materiali, attrezzature, impiantistica e adempimenti tecnico-normativi: contiene i documenti relativi alla gestione di materiali, attrezzature e impiantistica particolarmente complessi (compresa la documentazione tecnica degli impianti), per i quali sono previsti particolari adempimenti normativi
• Classe 7 - Partecipazioni e investimenti finanziari: contiene i documenti relativi a partecipazioni e investimenti finanziari, quali compravendita di azioni, obbligazioni, ecc.
• Classe 8 - Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato: contiene i documenti relativi alla gestione dell'inventario: dall'integrazione dei registri inventariali per nuove acquisizioni, alla cancellazione dal registro per perdita, cessione, obsolescenza, ecc.
• Classe 9 - Patrimonio culturale - Tutela e valorizzazione: contiene i documenti relativi alla tutela e valorizzazione dei beni culturali, in particolare quelli relativi a prestiti concessi per l'organizzazione di mostre da parte di terzi. I documenti relativi alla gestione degli archivi devono essere inseriti nella classe I/7
• Classe 10 - Gestione dei rifiuti: contiene i documenti relativi al processo di gestione e smaltimento dei rifiuti, anche quelli speciali. Rientrano in questa classe anche i documenti relativi alla nomina degli addetti responsabili

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Questo titolo deve essere considerato come un fattore eventuale, eccezionale della produzione documentaria. Si tratta di una sorta di “contenitore transitorio” riservato a funzioni non previste dal titolario e successivamente acquisite dall’ateneo per l’assunzione di nuove deleghe o l’avvio di una nuova attività.

• Classe 1 - Oggetti diversi

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